Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk melakukan budgeting, metode itu adalah top down budgeting dan bottom up budgeting. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan sehingga top down bottom up budgeting harus digunakan sesuai kebutuhan.
Untuk lebih memahami hal-hal terkait dengan budgeting itu pakai cara atas ke bawah atau bawah ke atas, bisa disimak di bawah ini. Setiap cara akan dibahas termasuk dengan kelebihan dan juga kekurangan dari masing-masing prosedur yang dilakukan.
Apa Itu Top Down Budgeting?
Top down budgeting adalah salah satu prosedur pembuatan anggaran yang dilakukan secara langsung oleh manajemen atau departemen keuangan. Nantinya semua budget yang sudah dianggap tepat itu akan disebar ke semua departemen lain di bawahnya.
Setelah ada pembagian anggaran, biasanya akan ada proses penyesuaian terkait apa saja yang mungkin kurang atau sejenisnya. Jadi, masih bisa diajukan sebelum nantinya dana akan dicairkan sesuai apa yang sudah disepakati.
Biasa pemberian anggaran ini dilihat dari kebutuhan yang memang dimiliki oleh departemen. Namun, besar kecilnya juga ditentukan dari kinerja yang sudah dimilikinya. Semakin tinggi dampaknya pada perusahaan, pembagian anggaran departemen akan lebih banyak
Apa Itu Bottom Up Budgeting?
Sementara itu untuk bottom up budgeting adalah penganggaran departemen yang akan dibuat langsung oleh departemen. Misal departemen marketing akan membuat rencana tertentu dan meminta anggaran sejumlah uang untuk periode satu tahun.
Anggaran yang nantinya diajukan ini sudah sesuai dengan apa yang memang dibutuhkan. Jadi, apa yang diberikan sudah tepat dan lebih minim untuk melakukan kesalahan. Sayangnya, proses ini belum tentu mendapatkan persetujuan secara langsung.
Manajemen atau pihak departemen keuangan umumnya akan melakukan audit terlebih dahulu. Kadang juga meminta semacam presentasi sesuai dengan kebutuhan. Jadi, tidak semua dana yang nantinya diajukan akan langsung disetujui begitu saja dengan mudah.
Kelebihan dan Kekurangan Top Down Budgeting dan Bottom Up Budgeting
Seperti yang sudah dijelaskan di atas top down budgeting adalah cara pengajuan budget yang dilakukan secara langsung oleh management atau atasan ke pegawai. Prosedur ini memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Di bawah ini akan dijelaskan pros dan cons dari keduanya;
Kelebihan Top Down
- Budgeting dilakukan oleh manajemen atau pihak yang memiliki kuasa. Jadi, bisa melihat langsung pertumbuhan perusahaan secara umum.
- Lebih menghemat waktu dan tenaga karena manajemen akan membuat rencana untuk semua departemen yang ada di dalam perusahaan secara langsung.
- Kemungkinan besar akan lebih mudah untuk dijalankan secara langsung. Karena anggaran yang dibuat hanya satu dan nantinya baru dibagikan ke berbagai departemen yang ada dalam perusahaan.
- Memungkinkan semua departemen memiliki visi dan misi yang selaras dengan perusahaan. Jadi, tidak melenceng atau membuat rencana tersendiri. Jadi, tidak akan ada kekhawatiran jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Kekurangan Top Down
- Manager atau pihak manajemen bisa saja tidak memahami apa saja yang ada di departemen mereka dan memang dibutuhkan. Karena biasanya yang terlibat langsung jauh lebih paham. Jadi, risiko melakukan kesalahan cukup tinggi.
- Adanya anggaran yang tidak sesuai ekspektasi karena kemungkinan besar tidak memahami kebutuhan yang dimiliki oleh masing-masing departemen. Ini menyebabkan anggaran menjadi lebih banyak atau malah mengalami kekurangan.
- Ada kecenderungan para pegawai yang biasanya melakukan budgeting jadi malas melakukan apa pun yang sudah direncanakan. Karena mereka harus melakukan penyesuaian lagi dan mungkin saja jadi tidak sesuai dengan harapan mereka.
Kelebihan dan Kekurangan Bottom Up Budgeting
Pengajuan yang dilakukan departemen atau pegawai ke pihak management harus diperhatikan karena mereka paham detail yang terjadi. Itulah kenapa memahami kelebihan dan kekurangannya juga penting untuk dilakukan.
Kelebihan
- Karena budget dikembangkan dari bawah secara langsung, kemungkinan besar akan memiliki nilai akurasi yang sangat tinggi. Karena pegawai atau orang yang terlibat secara langsung di dalamnya lebih tahu situasi yang terjadi.
- Bisa memberikan gambaran yang jelas pada atasan atau finance kira-kira seberapa besar pengeluaran yang harus dihabiskan untuk melakukan operasional. Selain itu juga akan menjabarkan apa saja sumber daya yang ada di sana. Jadi, apa yang dimiliki atau diajukan nantinya bisa dibuat maksimal.
- Memberikan dorongan atau semangat pada pekerja level bawah agar lebih memahami departemen yang mereka miliki. Karena apa saja yang ada di dalamnya akan diberikan dana yang cukup agar operasional berjalan dengan baik.
- Memotivasi para pekerja untuk ikut andil dan menggunakan anggaran yang sudah diajukan agar berjalan baik. Karena mereka sendirilah yang melakukan pengajuan.
Kekurangan
- Pengajuan hanya dilakukan berdasarkan kebutuhan yang dimiliki oleh departemen terkait saja. Padahal dalam perusahaan juga harus memikirkan departemen yang lain. Karena mau bagaimana pun budget ini akan berlaku dan menjadi beban perusahaan secara menyeluruh.
- Asalkan dibuat oleh pegawai yang memang berpengalaman dan tahu kebutuhan dari departemen mungkin tidak akan ada masalah sama sekali. Namun, jika orang yang menanganinya tidak berpengalaman, akan banyak salahnya.
- Anggaran yang nantinya dibuat harus sesuai dengan kesepakatan bersama. Jika tidak ada kesepakatan dengan para pegawai yang lain, risiko mengalami konflik akan sangat besar.
Mana yang Harus Digunakan Top Down Budgeting atau Bottom Up Budgeting?
Sebenarnya sangat sulit untuk menjawab pertanyaan apakah akan menggunakan versi top down atau versi bottom up. Karena masing-masing memiliki versi tersendiri mulai dari kelebihan dan juga kekurangannya secara umum.
Jadi, penggunaannya mungkin disesuaikan dengan beberapa kriteria. Misal jika membutuhkan kecepatan, top down mungkin bisa menjadi pilihan yang tepat. Karena semuanya dilakukan secara terpusat dan mungkin hanya ada penyesuaian sedikit saja.
Selanjutnya jika ingin sesuatu yang akurat sesuai kebutuhan yang ada di departemen, bisa menggunakan bottom up. Karena terkadang perusahaan tidak tahu apa saja yang memang benar-benar dibutuhkan saat ini dan memiliki potensi besar.
Bottom up juga biasanya dipikirkan oleh banyak orang, jadi kemungkinan melakukan kesalahan akan kecil. Sementara itu untuk top down bisa saja melakukan kesalahan karena ada banyak hal yang mungkin tidak diketahui.
Selama budgeting berjalan dengan baik dan memberikan banyak sekali keuntungan, mau menggunakan cara manapun tidak ada masalah.Yang paling penting bisa mendatangkan keuntungan dan terus berkembang dari waktu ke waktu.
Mempercepat Alur Budgeting dengan Mofin
Membuat budget dengan cara top down bottom up budgeting biasanya memiliki keterbatasan di segi prosedur. Umumnya prosedur ini dilakukan secara manual dari departemen ke pihak finance dan akan membutuhkan waktu yang lama untuk approval.
Untuk mengatasi alur yang kadang kurang tepat dan lama, dibuatlah semacam platform atau aplikasi seperti Mofin. Dengan menggunakan platform ini, berbagai alur bisa berjalan dengan mudah dan bisa dilakukan modifikasi.
Ketika saat pengecekan ada budget yang harus dipindah ke departemen lain, ini bisa dilakukan secara langsung dengan Mofin. Semua prosedur akan tercatat dan sewaktu-waktu akan melakukan penarik data bisa langsung dilakukan. Jadi, tidak ada salahnya mencoba, apalagi ada trial gratis!