Dalam bidang akuntansi atau keuangan, menghitung budget atau anggaran dan pencatatan keuangan lainnya membutuhkan proses. Pengelolaan keuangan yang efisien merupakan salah satu penentu keberhasilan sebuah bisnis. Manajemen keuangan yang baik harus dipahami juga alurnya, termasuk budget approval flow.
Apa Itu Budget Approval Flow?
Budget atau anggaran merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan dalam pencatatan keuangan. Pengertian budget approval flow adalah proses dalam manajemen keuangan untuk membelanjakan uang dengan bijak sehingga masih tetap dalam batas pengeluaran yang ditentukan.
Penentuan budget atau anggaran juga sangat penting karena menjadi salah satu unsur dalam pengelolaan keuangan yang efisien. Ketika finansial perusahaan dikelola dengan tepat oleh pihak manajemen keuangan, maka pimpinan dapat mengambil keputusan sesuai kebutuhan.
Karena bagaimanapun juga laporan keuangan, termasuk tentang budget approval flow, menjadi salah satu dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Perusahaan harus mampu menentukan berapa banyak pengeluaran yang harus dianggarkan berdasarkan estimasi pendapatan yang masuk.
Dengan membuat budget approval flow sedari awal, maka pimpinan bisa mengetahui mana kebutuhan yang harus dibelikan untuk operasional perusahaan. Jika ternyata pengeluaran lebih besar daripada pemasukan atau lebih besar pasak daripada tiang, artinya keuangan perusahaan tersebut sedang tidak sehat.
Hal-hal yang Harus Diperhatikan Dalam Perencanaan Anggaran
Ada beberapa poin atau hal-hal yang harus diperhatikan dalam budget approval flow. Di antaranya adalah tren pasar, fluktuasi musiman, serta tujuan bisnis. Dalam penentuan keputusan terkait anggaran yang diajukan, biasanya harus melewati beberapa lapisan manajerial terlebih dahulu.
Persetujuan akhir nantinya akan diberikan oleh pihak keuangan agar bisa diaplikasikan sebagaimana rencana yang dibuat. Beberapa poin di atas memegang peranan penting dalam penentuan anggaran perusahaan karena berkaitan dengan pendapatan dan pengeluaran.
Cash flow berkaitan erat dengan berapa banyak pendapatan serta pengeluaran perusahaan untuk mengetahui jumlah untung rugi. Arus kas merupakan pencatatan berdasarkan aktual dana masuk dan dana keluar. Sedangkan budget approval flow masih dalam bentuk rencana.
Meskipun masih berupa perencanaan, tetap saja harus mempertimbangkan banyak aspek. Tak terkecuali tren pasar dan target market untuk mengetahui estimasi pendapatan yang nantinya bisa dihasilkan. Selain itu, biaya operasional, promosi, administrasi, dan lainnya juga penting untuk dipertimbangkan.
Proses Persetujuan Anggaran
Pihak yang berwenang untuk membuat rencana anggaran atau budget approval membutuhkan persetujuan dari banyak pihak. Karena laporan ini sangat penting bagi perusahaan sehingga banyak pertimbangan yang harus dipikirkan. Tak jarang prosesnya pun memakan waktu lama dan berkepanjangan.
Agar lebih ringkas, maka ada solusi untuk membuat proses budget approval flow menjadi lebih efisien dan transparan. Untuk mencapai tujuan ini maka dibutuhkan otomatisasi alur kerja yang tepat. Namun, sebelum membuat otomatisasi manajemen anggaran, penting untuk mengetahui prosesnya terlebih dahulu.
Berikut ini gambaran umum dari budget approval flow yang perlu Anda ketahui, di antaranya:
- Menentukan rencana kebijakan anggaran
- Menyusun anggaran di setiap bagian atau departemen perusahaan
- Melakukan proses konsolidasi anggaran menurut pedoman dari organisasi terkait
- Manajemen puncak meninjau rencana kebijakan anggaran yang telah dibuat
- Tim keuangan memberikan persetujuan anggaran
Dalam proses perencanaan anggaran hingga mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang terkadang membutuhkan waktu lama hingga berbulan-bulan. Proses akan semakin lambat jika informasi yang disampaikan salah, kesalahan persepsi, hingga penggunaan alat yang masih manual.
Otomatisasi Budget Approval Flow
Seperti disinggung di atas bahwa proses perencanaan anggaran hingga disetujui membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Salah satu faktor penyebabnya adalah karena data yang tidak memadai dan prosesnya kurang tepat. Tentunya sangat penting untuk membuat gebrakan baru agar prosesnya menjadi lebih ringkas dan efisien.
Apalagi ketika harus banyak email yang saling dikirim untuk proses validasi data dan menunggu penyampaian informasi dari semua pihak. Hal tersebut akan memakan waktu lebih lama lagi. Otomatisasi budget approval flow merupakan salah satu upaya untuk membawa rencana anggaran agar lebih transparan, cepat, dan akurat.
Dengan adanya otomatisasi, maka proses persetujuan anggaran pun menjadi lebih cepat. Berikut ini alur kerja yang bisa disederhanakan dalam proses budget approval flow, di antaranya:
- Mengintegrasikan data pusat untuk kemudahan akses dan keamanan data
- Visibilitas secara real time pada anggaran yang tersedia
- Meminimalisir dan mengontrol overload pada email
- Menjelaskan peran pemimpin dalam proses persetujuan anggaran
- Menghilangkan proses penganggaran manual yang memakan waktu lama hingga berjam-jam
- Memastikan agar data akurat dan patuh terhadap kebijakan perusahaan
- Memasukkan kecepatan, akurasi, konsistensi, dan transparansi dalam proses persetujuan anggaran
Manfaat Otomatisasi Proses Persetujuan Anggaran
Setiap perusahaan tentu ingin meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam perusahaannya. Termasuk proses budget approval flow yang seharusnya juga menjadi pertimbangan untuk dibuat lebih otomatis. Ada banyak keuntungan yang bisa didapatkan jika menggunakan otomatisasi workflow, di antaranya:
- Meningkatkan Transparansi
Otomatisasi mendefinisikan semua alur kerja agar semua orang yang terlibat mengetahui proses dan tahapan yang harus dilakukan. Jika terjadi perubahan atau ulasan yang diberikan oleh pihak terkait, maka semua orang bisa mengetahuinya secara langsung.
- Lebih Akurat
Ketika menggunakan proses yang lebih sistematis, maka tingkat keakuratan data pun menjadi lebih baik. Apalagi jika menggunakan teknologi dan software yang sudah terstruktur. Karena menggunakan alat penganggaran yang masih manual rentan mengalami kesalahan yang disebabkan ketidaktelitian dan lainnya.
- Standarisasi
Dengan adanya otomatisasi, maka anggaran dari setiap departemen dapat dibuat standarnya dan disediakan dalam format yang dapat dibaca. Sehingga semua orang yang terlibat tahu dan dapat membuat anggaran sesuai standar yang telah ditetapkan.
- Fleksibilitas
Tren terus berubah dan teknologi pun semakin canggih. Maka perusahaan tidak bisa jika hanya berpangku pada aturan dan kebijakan lama. Anggaran harus dinamis menyesuaikan dengan tujuan bisnis dan kondisi pasar. Otomatisasi membuat proses budget approval menjadi lebih fleksibel namun tetap terkontrol.
Fitur Budget Approval Flow
Dalam membuat otomatisasi alur kerja persetujuan anggaran, maka penting untuk menentukan fitur apa saja yang dibutuhkan. Berikut ini beberapa fitur budget approval flow yang harus dimiliki, di antaranya:
- Central Repository dengan menyimpan data terkait anggaran di repositori pusat yang mudah diakses dan terjamin keamanannya
- Meminimalisir Beban Email untuk meningkatkan efisiensi karena banyak budget approval yang akhirnya tertunda karena kelebihan email
- Melacak Aktivitas Pengguna untuk memberikan tampilan real-time dari data yang dicari atau dilacak oleh pihak terkait
- Jejak Audit untuk mengetahui jika terjadi perubahan dalam alur kerja sehingga paham proses dan alurnya seperti apa
- Prediksi Berbasis Data untuk membantu menentukan berapa banyak jumlah dana yang harus dialokasikan untuk pengeluaran
Begitulah penjelasan lebih dalam tentang budget approval flow. Tidak bisa dipungkiri lagi jika budget approval flow memang merupakan bagian penting dalam perusahaan karena kunci dan inti keberlangsungan suatu bisnis adalah dari keuangannya.
Pengaturan budget ini pun dapat dipermudah dengan menggunakan otomatisasi seperti yang ditawarkan oleh Mofin. Perusahaan Anda bisa mendapatkan lebih banyak keuntungan dalam proses budgeting dan juga pengaturan yang tersentralisasi dan rapi.
Tunggu apalagi? Segera hubungi Mofin sekarang juga atau klik free demo request di bawah ini.