Di dalam dunia bisnis dan profesional, istilah budget approval flow atau alur persetujuan anggaran dekat dengan kehidupan sehari-hari. Khususnya bagi tim Marketing, Pengadaan, dan Finance. Memiliki proses budget approval flow yang cepat dan tepat tentu akan memengaruhi kelanjutan aktivitas atau inisiatif yang akan dijalankan. Semakin cepat budget disetujui secara tepat, semakin cepat pula suatu inisiatif bisa mulai dijalankan.
Sistem budget approval 2022 untuk setiap bisnis mungkin akan berbeda-beda. Mengingat sistem di setiap perusahaan juga berbeda-beda. Sebagai gambaran, di sini kami akan coba menjelaskannya.
Pengertian dan Cara Kerja Budget Approval
Sebelum kami jelaskan lebih jauh, pertama-tama kita bahas yang paling mendasar terlebih dahulu. Pembahasannya yaitu seputar definisi dan cara kerja budget approval atau persetujuan anggaran.
Seperti yang kita ketahui dalam setiap departemen dalam perusahaan memiliki anggaran tersendiri yang meliputi proyeksi pendapatan dan pengeluaran untuk suatu periode. Laporan anggaran tersebut selanjutnya perlu mendapat persetujuan dari bagian keuangan serta atasan perusahaan.
Tujuannya adalah untuk mempertimbangkan apakah jumlah anggaran yang diajukan sinkron dengan prioritas perusahaan. Inilah yang disebut budget approval.
Proses persetujuan anggaran ini merupakan hal yang sangat penting, yaitu untuk membantu mempercepat berjalannya aktivitas suatu perusahaan. Pasalnya ada banyak aktivitas perusahaan yang dipengaruhi oleh anggaran.
Logistik manajemen keuangan dapat membantu bisnis membelanjakan uangnya secara bijak. Selain itu, proses persetujuan anggaran juga telah melalui tahap budget planning sehingga dana anggaran yang dikeluarkan tepat sasaran.
Umumnya proses budget approval 2021 dan tahun-tahun selanjutnya menyentuh hampir seluruh departemen dalam suatu perusahaan.
Tips Memproses Perencanaan dan Persetujuan Budgeting
Setiap perusahaan ada yang menggunakan sistem budget approval template yang artinya mencontoh sistem perusahaan lain. Ada juga yang membuat sistemnya lebih unik dan khusus. Semua tergantung dari kebutuhan masing-masing.
Meski ada yang berbeda, namun pada dasarnya perencanaannya umumnya memiliki ‘benang merah’. Artinya semua prosesnya memiliki flow atau alur yang sama. Berikut proses-prosesnya.
1. Membuat Sebuah Kebijakan
Kebijakan dalam ranah anggaran ini terbagi ke dalam dua hal yang krusial. Yang pertama yaitu membuat kebijakan budgeting kemudian menetapkan batasan budgeting.
Menyusun sebuah kebijakan harus melalui planning yang disusun ke dalam sebuah kerangka. Isi kerangka harus mencantumkan apa saja aktivitas perusahaan dan sejauh mana batasan anggaran untuk melaksanakannya.
2. Memberitahu Departemen Terkait Anggaran
Setiap departemen pada sebuah organisasi akan menetapkan sebuah anggaran secara transparan yang perlu mendapat persetujuan. Jika diperlukan, perusahaan dapat melakukanlah budget approval congress melalui rapat dengan semua pihak yang terlibat. Dengan begitu, transparansi anggaran akan lebih optimal.
3. Melakukan Konsolidasi Anggaran
Maksud dari konsolidasi anggaran ini yaitu menyatukan semua anggaran dari setiap departemen. Tujuannya untuk mengetahui berapa besaran anggaran yang akan dikeluarkan oleh suatu perusahaan.
Lakukan konsolidasi sesuai dengan pedoman yang berlaku. Hal ini juga bertujuan bagus untuk laporan keuangan perusahaan.
4. Proses Approval dan Disapprove
Perlu Anda ketahui, tidak semua permintaan anggaran harus lolos sistem approval. Cek ulang anggaran untuk mengetahui ada tidaknya budgeting yang dirasa tidak penting dan bisa dipangkas.
Proses disapprove ini memiliki manfaat yang besar. Namun Anda juga harus mempertimbangkan terlebih dahulu apa dampaknya. Jika dampak positifnya lebih besar, maka disapprove bisa menjadi solusi terbaik.
3 Langkah untuk Membuat Budget Approval System
Alat untuk mengintegrasikan otomatisasi dalam alur kerja adalah salah satu kunci sukses budget approval. Artinya Anda harus memiliki sistem yang memudahkan penyusunan persetujuan anggaran bisnis.
Perusahaan Anda belum memiliki sistem budget approval yang pas? Atau sudah memilikinya namun belum optimal? Berikut kami punya cara sederhana untuk membuatnya.
1. Merancang Formulir Budget Approval
Silahkan buat formulir sederhana untuk menampung semua detail yang Anda perlukan. Tujuannya agar kebutuhan Anda menjadi lebih spesifik.
Selain itu, Anda juga bisa menambahkan beberapa hal seperti opsi atau melampirkan dokumen yang diperlukan.
2. Memetakan Alur Kerja
Selanjutnya mulailah memetakan bagaimana alur kerjanya. Contohnya memetakan urutan pengajuan dan juga persetujuan anggaran tersebut diproses. Silahkan Anda tetapkan prosesnya dari awal hingga akhir.
Jangan lupa juga untuk memetakan tanggung jawab setiap orang di dalam alur kerja tersebut. Pastikan alurnya tepat sasaran agar proses pengajuan dan persetujuan berjalan lancar.
3. Membuat Sistem untuk Melacak Persetujuan
Proses budget approval yang terlambat akan membuat bisnis menjadi tersendat. Pasalnya tanpa dana anggaran, aktivitas bisnis menjadi sulit untuk berjalan. Itulah kenapa Anda juga harus bisa menemukan titik approval yang terhambat.
Buatlah sistem untuk melacak budget approval tersebut. Tujuannya agar Anda mengetahui apakah proses budgeting berjalan lancar atau terhambat.
Selain itu cara ini juga akan membantu Anda untuk mengidentifikasi hambatan. Dengan begitu, hambatan proses budget approval bisa cepat diatasi.
Manfaat Menggunakan Sistem Budget Approval Otomatis
Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju, proses budget approval pun semakin mudah. Saat ini bahkan telah hadir sebuah sistem yang dapat membuat proses tersebut bisa dilakukan secara otomatis
Ada banyak sekali manfaat yang bisa Anda rasakan jika menggunakan sistem otomatis tersebut. Berikut sudah kami rangkum apa saja manfaat-manfaatnya untuk Anda khususnya perusahaan.
1. Memberikan Tingkat Kontrol yang Lebih Besar
Terhambatnya proses persetujuan anggaran akan berdampak besar pada perusahaan. Aktivitas perusahaan akan terhambat karena budget memiliki fungsi yang besar dalam menjalankan sebuah perusahaan.
Dengan adanya sistem otomatis ini, Anda dapat dengan mudah mengecek proses pengajuan dan persetujuan. Dengan begitu, Anda bisa mengontrol sepenuhnya dan mengetahui jika ada keterlambatan proses persetujuan.
2. Transparansi Budgeting yang Lebih Besar
Sistem otomatis ini dirancang untuk memberikan informasi yang terbuka terkait masalah budgeting. Artinya sistem transparansinya pun akan menjadi lebih besar.
Proses penanganan persetujuan anggaran via email maupun spreadsheet menjadi pola yang paling disukai. Namun terkadang kita sulit untuk melihat detailnya secara jelas. Namun dengan sistem otomatis Anda bisa mengetahui setiap alur prosesnya.
3. Meminimalisir Error
Semakin canggih suatu sistem maka semakin cerdas dalam mengelola data. Saat ini sistem otomatis dalam membantu pengajuan dan persetujuan anggaran ini juga sudah dibuat semakin cerdas.
Formulir otomatis lebih sedikit kesalahan dibandingkan alur yang Anda buat secara manual. Selain itu Anda juga bisa mendapatkan data-data yang terbilang akurat.
4. Adanya Fitur Integrasi
Sistem persetujuan anggaran otomatis saat ini sudah terdapat fitur integrasi. Fitur tersebut berfungsi untuk memudahkan Anda dalam proses pemantauan dan juga proses approve dan disapprove.
Integrasi yang dimaksud yaitu fitur menautkan sistem dengan perangkat lain yang biasa Anda gunakan. Contohnya seperti terintegrasi dengan smartphone Anda. Dengan begitu, proses budget approval menjadi lebih optimal.
Kesimpulan
Alur persetujuan anggaran sejatinya harus dibuat cepat, cerdas, dan jelas. Tujuannya agar proses pengajuan dan persetujuan budget menjadi lebih cepat dan juga detail. Dengan begitu, aktivitas perusahaan tidak akan terhambat karena menunggu budget approval yang terlambat.
Mofin saat ini hadir menawarkan solusi budget approval flow dan juga planning untuk memudahkan proses budgeting perusahaan. Salah satunya melalui sebuah aplikasi budgeting Mofin yang aman dan sudah dipercaya oleh perusahaan. Dengan sistem Mofin, proses budget approval akan bisa dilakukan secara cepat. Untuk tahu lebih lanjut tentang bagaimana Mofin bisa mempercepat approval flow di perusahaan Anda, silakan mencoba software ini terlebih dahulu.