Istilah financial close and consolidation menggambarkan semua proses financial dan accounting yang mengarah pada kegiatan tutup buku (closing the book). Biasanya aktivitas ini dilakukan setiap tahun, bulan, atau kuartal sebelumnya.
Tanpa bantuan software yang tepat, tugas ini terbilang cukup kompleks karena sulit dan memakan banyak waktu. Lebih lengkapnya, Anda dapat mengikuti penjelasan tentang financial close dan consolidation berikut ini.
Financial Close
Tujuan dari kegiatan financial close adalah untuk menyajikan secara akurat keadaan keuangan perusahaan kepada pihak yang berkepentingan. Laporan keuangan yang dihasilkan dari aktivitas ini akan menjadi bahan dasar untuk melakukan analisa keuangan, budgeting, dan forecasting.
Beberapa tim finansial menganggap istilah financial close dan closing the book adalah hal yang sama. Sebenarnya financial close adalah keseluruhan siklus akuntansi, sedangkan closing the book adalah tahapan terakhir dari siklus tersebut.
Proses financial close terbilang cukup memakan waktu. Hasil laporan keuangan ini akan berharga jika menghasilkan nilai yang akurat dan siap tepat waktu.
Siklus Financial Close
Adapun penjelasan sederhana dari siklus financial close adalah sebagai berikut.
- Identifikasi transaksi keuangan
- Catat transaksi ke dalam jurnal. Idealnya, proses ini harus secara otomatis tercatat ketika transaksi berlangsung.
- Simpan transaksi ke dalam buku besar
- Siapkan neraca saldo
- Rekonsiliasi semua akun untuk memastikan bahwa nilai debit sama dengan kredit
- Membuat ayat jurnal penyesuaian. Di dalam jurnal ini terdapat nomor jurnal, tanggal, deskripsi, dan akun-akun yang berkaitan.
- Jalankan neraca saldo dan siapkan laporan keuangan. Ada baiknya proses ini terotomatisasi guna menghemat waktu dan meminimalisir kesalahan.
- Closing the book dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Tantangan Financial Close
Terdapat beberapa tantangan dalam menjalankan siklus financial close. Simak dalam penjelasan berikut ini.
- Membutuhkan cukup banyak waktu
- Pengolahan data yang buruk seperti salah tulis atau ketik, dan kesalahan rumus
- Kemungkinan terjadi masalah baru jika kepala departemen tidak berada di lokasi yang sama dengan tim akuntan
- Kurangnya sumber daya. Jika jumlah staf dan software tidak memadai maka proses financial close tidak berjalan secara efisien.
Permasalahan dalam Financial Close
Proses financial close terbilang cukup menantang. Dengan mengatasi kelima kesalahan umum ini, Anda akan dapat meningkatkan siklus financial close. Berikut pemaparannya:
- Proses Financial Close Tidak Terdefinisi dan Terorganisasi
Kebanyakan tim finance melakukan proses ini berdasarkan pengetahuannya sendiri tanpa berpedoman dari SOP perusahaan. Hal ini mengakibatkan terdapat beberapa step dalam SOP perusahaan yang tidak terorganisir dengan baik.
- Dilakukan Secara Manual
Semakin banyak tugas dalam financial close, maka semakin banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam melakukan proses ini.
- Tidak Memiliki Data yang Lengkap
Aktivitas financial close memerlukan kompilasi data dari seluruh tim bisnis. Proses ini akan kacau jika data transaksi tidak lengkap. Ketidaklengkapan data ini juga mengakibatkan tim finance memerlukan waktu untuk melakukan pelacakan history transaksi.
- Mempercepat Proses Financial Close
Semakin cepat proses financial close selesai, semakin cepat laporan keuangan dapat diterbitkan ke berbagai pemangku kepentingan. Data dapat berguna untuk analisis historis. Sisa waktu yang harusnya dialokasikan ke proses financial close dapat dimanfaatkan tim akuntansi untuk melakukan tugas lain.
Tetapi hal ini bukan menjadi alasan untuk mengambil jalan pintas untuk mempercepat proses ini. Hasil akhir dari financial close yaitu laporan keuangan, seringkali menjadi wajah perusahaan bagi pihak eksternal. Jika terdapat kesalahan dapat merusak reputasi perusahaan.
- Proses Tidak Terintegrasi
Ketika data yang diperlukan untuk menyelesaikan financial close berada dalam sistem yang berbeda, tim akuntansi dipaksa untuk mengumpulkan informasi secara manual.
Kegiatan ini menambah lebih banyak waktu dan risiko kesalahan ke dalam proses financial close.
Financial Consolidation
Konsolidasi keuangan atau financial consolidation merupakan operasi dengan mengintegrasikan data keuangan dari beberapa departemen. Kegiatan ini berguna dalam pelaporan keuangan.
Konsolidasi keuangan ini menjadi prosedur penting pada setiap perusahaan. Biasanya laporan financial consolidation digunakan para auditor untuk memastikan perusahaan sudah membayar kewajibannya berdasarkan UU.
Hasil keuangan ini juga berguna untuk para investor yang ingin mengetahui informasi tentang akuisisi dan investasi perusahaan.
Secara vital, financial consolidation bertindak sebagai sumber daya internal yang berharga dalam pengambilan keputusan. Hasil dari proses ini juga menggambarkan kinerja bisnis terbaik dan terburuk, juga dapat membantu mengidentifikasi risiko dan peluang bisnis.
Untuk mengurangi kesalahan dalam melakukan konsolidasi sebaiknya tidak menggunakan Excel. Tim finance tidak dapat mengedit dokumen ini secara bersama-sama, sehingga kemungkinan terjadi kesalahan yang fatal.
Financial Consolidation Process
Bertambahnya perusahaan dan meningkatnya transaksi antar perusahaan berbanding lurus dengan kompleksitas financial consolidation process. Walaupun begitu, tahapan dasar dalam melakukan financial consolidation tetap sama untuk semua perusahaan.
Adapun 6 langkah dalam financial consolidation process adalah sebagai berikut.
- Kumpulkan Data dari Setiap Anak Perusahaan
Setiap anak perusahaan harus melalui proses pengumpulan data asset, liability, revenue, data GAAP, balance sheet, dan laporan arus kas. Biasanya setiap data ini terdapat pada general ledger dengan format data yang berbeda-beda.
- Menyamakan Kurs Valuta Asing (FX)
Jika mata uang anak perusahaan berbeda dengan perusahaan induk, ada baiknya untuk menyamakan mata uang dalam pelaporan. Untuk konversi mata uang yang efektif, Anda memerlukan kurs FX untuk tanggal akhir periode.
- Hilangkan Duplikasi Transaksi Antar Perusahaan
Anda harus sudah menyiapkan akun antar perusahaan ketika menjalankan proses konsolidasi. Lakukan transaksi antar perusahaan satu per satu dan buat entri eliminasi untuk menghilangkan duplikasi aktivitas ini.
Ketika transaksi tidak nol karena perbedaan kurs FX, catat perbedaan tersebut sebagai penyesuaian translasi kumulatif (CTA).
- Verifikasi CTA Masuk Akal
Setelah Anda membuat semua entri eliminasi yang diperlukan, periksa dan verifikasi bahwa CTA sudah sesuai.
- Hasilkan Laporan Keuangan Konsolidasi
Setelah kelima langkah sebelumnya telah selesai, Anda dapat menghasilkan laporan keuangan konsolidasi. Selesaikan balance sheet, P&L, dan laporan arus kas Anda untuk dilaporkan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Financial Software
Pada pembahasan sebelumnya proses financial close dan financial consolidation kurang efektif dan efisien jika dilakukan secara manual.
Anda dapat mempertimbangan menggunakan financial consolidation software Mofin sebagai solusi financial dan budgeting perusahaan Anda secara real time. Selain itu, Anda dapat dengan mudah mengalokasikan anggaran keuangan tahunan perusahaan.
Proses approval perencanaan dan pengeluaran keuangan juga lebih mudah jika Anda menggunakan aplikasi ini. Setiap history approval juga tersimpan sehingga pengguna dapat melacaknya kapan pun.
Selain itu, tim finance dapat melakukan realokasi budget ke departemen lain secara fleksibel.
Dan yang paling penting adalah Anda dapat memperoleh laporan anggaran secara real time tanpa adanya kesalahan. Oleh karena itu, Anda sebaiknya meninggalkan proses manual dalam melakukan financial close and consolidation. Anda dapat menggunakan Mofin untuk mengotomatisasikan proses akuntansi bisnis Anda. Selamat mencoba!