Kegiatan usaha atau bisnis menuntut adanya laporan keuangan sehingga bisa diketahui apakah usaha yang dijalankan untung atau rugi. Komponen biaya dalam setiap aktivitas yang dilakukan harus dikelola dengan sebaik mungkin sesuai anggaran. Oleh karena itu, budget spending analysis memiliki peran penting. Simak penjelasannya di bawah ini.
Apa Itu Budget Spending Analysis?
Budget spending analysis merupakan salah satu proses yang sangat penting dalam hal pembuatan laporan keuangan untuk mengetahui tingkat profitabilitas usaha. Pengertian budget spending analysis adalah alat yang digunakan organisasi untuk mengidentifikasi peluang penghematan dan mengoptimalkan daya beli perusahaan.
Spend analysis berkaitan erat dengan pengadaan atau procurement yang memiliki peran penting untuk menentukan tingkat efisiensi perusahaan. Agar suatu bisnis bisa menghasilkan laba atau profit, maka pemasukan harus lebih besar daripada biaya dan beban pengeluaran perusahaan.
Komponen biaya yang paling besar dalam bisnis adalah procurement atau pengadaan. Baik pengadaan alat, mesin, fasilitas pendukung, tenaga kerja, pelatihan, dan lain sebagainya. Artinya procurement di sini tidak hanya mencakup hal yang sifatnya fisik, namun juga immaterial.
Pertimbangan Dalam Menentukan Budget Spending Analysis
Ada banyak pertimbangan budget spending analysis agar bisa tetap menghasilkan profit untuk perusahaan karena pada dasarnya jenis anggaran ini memang dikhususkan untuk biaya yang dikeluarkan. Tak jarang tim finansial perusahaan merasa dilema saat menentukan anggaran pengeluaran.
Jika biaya procurement dijaga agar tetap rendah, maka hal tersebut akan mempengaruhi performa bisnis dan kualitas produk. Tak bisa dipungkiri bahwa tantangan terbesar para pelaku bisnis adalah pada budgeting serendah-rendahnya tanpa mempengaruhi kualitas produk.
Itulah mengapa pentingnya budget spend analysis sebagai elemen penting dalam membuat rencana anggaran. Tujuannya tidak lain agar profitabilitas dan efisiensi biaya pengeluaran perusahaan tetap seimbang. Tentu diharapkan dengan adanya budgeting ini maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya.
Apalagi terkadang para pebisnis harus menghadapi situasi yang tidak menentu seperti bencana, pandemi, gulung tikar, pergantian, tren, dan lainnya. Maka peran budget spending analysis pun menjadi semakin vital dalam manajemen bisnis sehingga pelaku usaha dapat memastikan apakah bisnisnya mampu bertahan.
Tak bisa dipungkiri bahwa procurement memiliki fungsi yang sangat krusial terutama ketika menghadapi efek krisis. Peran budget spending analysis dapat membantu perusahaan untuk mengelola dan memonitor biaya pengeluaran perusahaan. Selain itu, analisa tersebut juga bisa menjadi pertimbangan dalam mengambil kebijakan.
Data yang Dibutuhkan Budget Spending Analysis
Pada dasarnya, budget spending analysis adalah praktik untuk menganalisa pengeluaran pengadaan atau procurement. Tujuannya untuk mengurangi biaya, menjaga hubungan baik dengan pemasok, serta meningkatkan efisiensi biaya.
Proses analisis tersebut mencakup identifikasi, mengumpulkan, mengelompokkan, membersihkan serta menganalisis data budget spending analysis perusahaan. Agar proses analisis dapat dilakukan dengan baik dan akurat, maka data yang dikumpulkan harus bisa menjawab unsur 5W + 1 H.
Berikut ini yang dimaksud unsur 5W + 1 H tersebut, yaitu:
- What, apa yang dibeli
- Who, siapa yang membeli
- Where, di mana membelinya
- When, kapan akan membelinya
- Why, mengapa harus membeli produk tersebut
- How, bagaimana cara dan proses untuk membelinya
Selain unsur 5W + 1 H di atas, Anda juga bisa mempertimbangkan pertanyaan seperti berapa biayanya, berapa banyak yang harus dibeli, dan seberapa sering. Membuat budget pengeluaran juga harus kritis terkait apakah sudah mendapatkan sesuai yang dijanjikan serta ke mana pembelian akan dikirim.
Selain itu, hal yang tidak kalah penting adalah membandingkan data pembelian yang sedang berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Biasanya akan ada perubahan mengingat terjadinya inflasi dan kenaikan harga merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari.
Manfaat Budget Spending Analysis
Spending analysis adalah analisis yang berkaitan dengan pengeluaran. Sedangkan budget adalah anggaran yang ditetapkan berdasarkan analisis tersebut. Itulah mengapa proses ini sangat penting untuk dilakukan perusahaan. Berikut ini beberapa manfaat yang bisa didapatkan, di antaranya:
- Mengidentifikasi peluang untuk menekan biaya pengeluaran dan melakukan penghematan untuk efisiensi keuangan perusahaan
- Memberikan transparansi dan visibilitas terkait rencana pembelanjaan untuk kebutuhan perusahaan
- Menyelaraskan proses pengadaan untuk semua lini bisnis
- Mengelola keuangan untuk menghindari resiko terjadinya pengeluaran berlebih
- Sebagai bahan evaluasi performa supplier atau pemasok agar hubungan yang terjalin semakin lebih baik
- Menjadi tolak ukur atau parameter untuk kinerja internal
- Sebagai referensi dalam menentukan kebijakan serta strategi pembelian berbasis data
Sumber Data Spend Analysis
Proses budget spending analysis tidak bisa dilakukan hanya berdasarkan opini pribadi, namun juga harus sesuai dengan data yang ada. Mulai dari data pengeluaran dari lintas divisi di periode sebelumnya, kebutuhan perusahaan, supply chain, procurement, dan lain sebagainya.
Berikut ini beberapa sumber data yang bisa dijadikan acuan untuk tujuan ini, di antaranya:
- ERP atau enterprise resource planning yang artinya alat perencanaan sumber daya perusahaan
- Data dan pencatatan laporan keuangan di buku besar
- PO atau purchase order, artinya adalah order pembelian
- Data yang didapatkan dari pemasok atau supplier
- Sistem internal maupun eksternal yang berhubungan dengan pengeluaran perusahaan
- Penilaian terhadap resiko
- Data transaksi dalam periode tertentu
Jika data-data yang dibutuhkan sudah didapatkan, maka Anda bisa mengukur efisiensi dari kegiatan pengadaan atau procurement untuk anggaran berikutnya. Dalam prosesnya, penting untuk memperhatikan sejumlah indikator kinerja utama atau yang biasa disebut dengan key performance index.
KPI merupakan metriks yang berhubungan dengan kegiatan pengeluaran perusahaan. Indeks KPI ini dapat membantu untuk mengelola risiko pemasok, mengidentifikasi peluang penghematan, dan menyelaraskan kegiatan procurement. Beberapa indikator penting dalam KPI yang harus diperhatikan adalah:
- SUM atau Spend Under Management yang artinya adalah porsi belanja di bawah manajemen
- Penghematan biaya
- KPI karyawan dan operasional
- Performa dari supplier atau pemasok
Langkah-langkah Budget Spend Analysis
Berikut ini langkah-langkah budget spending analysis yang harus Anda lakukan, di antaranya:
- Identifikasi sumber data, untuk memulai analisis pembelanjaan perusahaan dari pengelompokkan divisi hingga biaya yang sudah dikeluarkan
- Ekstraksi data, untuk mengkonsolidasikan dan memusatkan data agar terpusat dengan menggunakan bantuan software atau aplikasi
- Pembersihan data, untuk mendeteksi dan melakukan perbaikan jika ada data yang tidak akurat dan menghilangkan catatan terduplikasi
- Pengkayaan data, merupakan proses pembaharuan dan penyempurnaan data yang masih mentah untuk diseragamkan agar lebih mudah dianalisa
- Klasifikasi, untuk mengelompokkan data agar analisis pembelanjaan menjadi lebih mudah dengan melihat kontribusi dan performa pemasok
- Analisa data, untuk mengidentifikasi peluang berhemat sehingga tingkat efisiensi bisnis semakin naik
Jika proses analisa sudah ditentukan, maka Anda dapat membuat rencana atau budgeting terhadap biaya pengeluaran yang dibutuhkan perusahaan. Tak heran jika spend analysis juga sering dijadikan sebagai referensi untuk menyusun strategi.
Dalam proses melakukan budget spending analysis, akan lebih mudah dilakukan jika tersedia sebuah software untuk membantu agar prosesnya lebih cepat dan efisien dibandingkan dikerjakan secara manual. Salah satu software budgeting untuk memudahkan kebutuhan mengatur dan menganalisa budget spending adalah Mofin. Mofin diprogram untuk memenuhi kebutuhan dalam mengatur budget agar Anda dapat merencanakan, menghitung, dan membagi budget keuangan perusahaan secara terpusat. Anda dapat bekerja sama dengan Mofin untuk mendapatkan software budget terbaik sesuai keinginan.
Jangan ragu untuk menghubungi kami di Mofin atau tekan button di bawah untuk request free demo.