Laporan keuangan menjadi hal yang sangat krusial bagi perusahaan sehingga harus dicatat secara rutin baik pemasukan maupun pengeluarannya. Spending report merupakan salah satu bagian dari laporan keuangan yang mencatat pengeluaran baik untuk biaya operasional produksi, administrasi, maupun promosi marketing.
Apa Itu Spending Report?
Pengertian spending report pada dasarnya adalah laporan yang menunjukkan berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan di seluruh bagian perusahaan. Setiap departemen biasanya memiliki budget dan spending pengeluaran yang berbeda-beda disesuaikan dengan fungsi dan perannya masing-masing.
Laporan pengeluaran juga dibutuhkan oleh karyawan atau pihak yang mengeluarkan biaya untuk kepentingan perusahaan agar nanti bisa di-reimburse alias diganti. Membuat laporan keuangan kini semakin canggih dengan adanya aplikasi atau software khusus akuntansi, tak terkecuali aplikasi spending report yang khusus untuk pengeluaran.
Sukses tidaknya suatu bisnis atau perusahaan, bisa dilihat dari laporan keuangan mereka. Berapa besar pendapatan yang masuk dan berapa banyak uang yang dikeluarkan untuk biaya-biaya. Jika ternyata pengeluaran lebih besar daripada pemasukan, maka perusahaan tersebut terancam pailit.
Fungsi Spending Report
Setiap perusahaan harus membuat laporan keuangan sebagai bahan evaluasi atas bisnis yang dijalankannya selama ini. Salah satu fungsi spending report adalah untuk mengetahui bagaimana anggaran dibelanjakan apakah sudah tepat dan sesuai atau belum.
Laporan keuangan khususnya terkait pengeluaran dapat memberikan gambaran akurat tentang uang yang sudah dihabiskan untuk kepentingan bisnis. Setiap biaya yang sudah dikeluarkan sebaiknya dibuat tanda terima atau kwitansi sebagai bukti pembayaran yang sah untuk dilampirkan pada spending report.
Di dalam laporan keuangan terdapat catatan jumlah biaya dan untuk apa biaya tersebut dikeluarkan. Baik keperluan bisnis, proyek, produksi, departemen, administrasi, hingga gaji karyawan. Pengeluaran yang ditujukan untuk kepentingan perusahaan harus dicatat dengan cermat baik yang dikeluarkan oleh individu maupun perusahaan.
Fungsi spending report lainnya adalah memungkinkan pimpinan perusahaan untuk melacak pengeluaran biaya sehingga kesehatan keuangan bisnis dapat diketahui. Selain itu, laporan tersebut juga digunakan untuk mengidentifikasi efisiensi serta mengukur berapa banyak profit yang didapatkan. Spending report menjadi dasar pengambilan keputusan.
Komponen dan Unsur Spending Report
Format spending report pada dasarnya bisa dibuat dalam berbagai bentuk. Baik yang sifatnya kumulatif dalam periode tertentu atau dibuat detail untuk pengeluaran setiap harinya. Di dalam laporan keuangan harus mencatat dengan spesifik pengeluaran setiap individu maupun proyek perusahaan.
Berikut ini hal-hal yang harus dicatat, di antaranya:
- Judul pengeluaran untuk mengetahui jenis spending report yang dibuat
- Tanggal biaya tersebut dibayarkan sesuai kebutuhan
- Penerima atau vendor yang menerima uang tersebut
- Keterangan alokasi biaya apakah untuk klien, individu, pemilik perusahaan, pengembangan pabrik, atau proyek tertentu
- Jumlah uang yang dibayarkan dengan detail termasuk nominal pajak dan komisi
- Jenis atau kategori pengeluaran
Setiap laporan pengeluaran yang ditulis biasanya diakumulasikan berdasarkan periode tertentu. Misalnya per hari, per bulan, atau per tahun. Setiap kategori juga harus dibuat laporan pengeluaran kumulatif agar jelas berapa banyak biaya yang dikeluarkan.
Misalnya biaya tetap, biaya variabel, biaya promosi, biaya tidak langsung, dan lain sebagainya.
Pentingnya Spending Report
Jika Anda ingin bisnis berjalan lancar dan sesuai yang diharapkan, maka jangan lupa untuk membuat laporan keuangan dengan cermat termasuk spending report. Ada banyak alasan mengapa laporan pengeluaran sangat penting bagi perusahaan. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Memungkinkan manajer atau pimpinan untuk melacak biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan atau departemen tertentu khususnya yang berhubungan dengan klien dan proyek
- Membantu karyawan untuk mendapatkan ganti atas biaya yang dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan seperti perjalanan dinas, menjamu klien, dan lainnya
- Mengetahui besaran pengeluaran di setiap departemen serta arus kas secara keseluruhan
- Menghitung profit yang didapatkan perusahaan dengan cara pemasukan dikurangi biaya pengeluaran
- Sebagai pertimbangan untuk mengganti karyawan jika tidak kompeten bagi perusahaan
Setiap perusahaan yang bergerak di sektor masing-masing tentu memiliki pencatatan pengeluaran yang berbeda. Spending report perusahaan manufaktur tidak akan sama dengan perusahaan yang bergerak di bidang jasa.
Contohnya perusahaan manufaktur garment akan mencatat pengeluaran untuk pembelian bahan, benang, kancing, dan lainnya. Sedangkan sektor jasa seperti konsultan dan pengacara biasanya menggunakan spending report untuk mengetahui biaya pengeluaran yang berhubungan dengan klien tertentu.
Contoh lainnya dalam tim marketing perusahaan, mereka harus membuat biaya pengeluaran yang berhubungan dengan promosi atau pemasaran. Baik berupa iklan, brand ambassador, endorsement, cetak pamflet atau spanduk, dan lain sebagainya.
Tim marketing bertanggung jawab untuk memberikan laporan ke finance marketing manager.
Meskipun usaha yang dijalankan masih level small business, membuat laporan pengeluaran tetap penting untuk dilakukan. Karena spending report tidak hanya menyimpan catatan akurat terkait klaim biaya pengeluaran, namun juga untuk menghitung profitabilitas usaha yang dijalankan beserta aktivitas spesifiknya.
Cara membuat Spending Report
Agar laporan pengeluaran yang Anda buat akurat dan mencakup semua informasi yang dibutuhkan perusahaan, maka ikuti cara membuat spending report berikut ini:
- Menentukan jenis laporan apa yang akan dibuat
- Membuat daftar pengeluaran termasuk rinciannya
- Menentukan jumlah pengeluaran untuk setiap kategori
- Menambahkan catatan biaya yang dikeluarkan beserta totalnya
- Menulis tanggal, nomor, serta judul laporan
Setelah mengetahui tentang bagaimana cara membuat laporan pengeluaran, maka hal berikutnya yang sering menjadi pertanyaan adalah siapa yang dapat mengirimkan laporan?
Pihak yang bertanggung jawab untuk mengirimkan spending report biasanya bervariasi dan setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda.
Namun, pada umumnya laporan pengeluaran bisa dikeluarkan oleh tim akuntan yang ditunjuk atau siapapun yang membelanjakan uang untuk kepentingan perusahaan. Manajer bertanggung jawab atas laporan tersebut sebelum diserahkan kepada pimpinan perusahaan.
Otomatisasi Laporan Pengeluaran
Spending report pada dasarnya adalah laporan terkait apa yang telah dikeluarkan oleh individu maupun perusahaan untuk tujuan bisnis. Hal-hal yang dianggap sebagai pengeluaran contohnya seperti pengadaan peralatan, gaji karyawan, biaya pemeliharaan, jasa, dan lain sebagainya.
Laporan keuangan termasuk spending report dibuat berdasarkan periode tertentu baik harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. Banyak manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan ketika mengecek laporan keuangan, terutama untuk mengetahui kondisi keuangan apakah stabil atau tidak.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan internet, kini pembuatan laporan keuangan sudah banyak dilakukan melalui sistem yang otomatis. Karena otomatisasi spending report dinilai lebih efektif dibandingkan dengan membuat laporan secara manual.
Menggunakan software atau aplikasi adalah salah satu solusi bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dalam pencatatan keuangan. Software finansial biasanya sudah diintegrasikan dengan berbagai jenis laporan keuangan yang dibutuhkan, tidak hanya spending report.
Dengan langkah otomatisasi ini, maka banyak biaya yang bisa dipangkas seperti kertas dan tinta printer. Selain itu, menggunakan aplikasi juga lebih menghemat waktu dan tenaga.
Mofin adalah solusi tepat bagi Anda yang ingin membuat software aplikasi spending report yang akurat dan cermat agar pencatatan jadi lebih maksimal.
Hubungi kami sekarang juga untuk mendapatkan free demo Mofin.