Budgeting, mulai dari penyusunan dan pengalokasian, merupakan hal yang sangat krusial bagi setiap perusahaan. Budget allocation, movement, dan agile process yang tepat dapat membantu mengoptimalkan pengalokasian budget pada suatu perusahaan.
Namun, terkadang banyak juga kendala yang harus dihadapi dalam perencanaan dan pengalokasian budget perusahaan. Sementara di sisi lain, perusahaan diharapkan bisa mengadopsi agile process dalam kegiatan usahanya.
Apa Itu Budget Allocation?
Pada dasarnya, budget allocation memiliki konsep yang sederhana. Istilah tersebut mengacu pada pengeluaran yang dialokasikan pada setiap jalur anggaran perusahaan.
Sederhananya, budget allocation adalah jumlah pengeluaran yang dibelanjakan untuk kebutuhan perusahaan.
Fungsi Budgeting di dalam perusahaan
Anggaran akan membantu perusahaan Anda untuk mengkoordinasi rencana perusahaan. Pasalnya, anggaran adalah salah satu faktor yang dapat membantu bisnis berjalan sesuai rencana.
Fungsi budgeting untuk perusahaan meliputi:
- Perencanaan aktivitas perusahaan yang akan Anda laksanakan.
- Bertujuan untuk mengontrol berbagai biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
- Mengarahkan dana untuk aktivitas perusahaan mulai dari pengadaan peralatan usaha, membayar upah tenaga kerja dan lainnya.
- Memangkas biaya yang tidak perlu kemudian mengalokasikannya ke hal yang bersifat penting.
- Agile budgeting and forecasting akan membantu membandingkan aktivitas perusahaan dengan pelaksanaan di lapangan.
Manfaat Perencanaan Budget Allocation
Anggaran dana yang siap Anda alokasikan melalui proses perencanaan yang matang akan membantu bisnis untuk tumbuh dan berkembang. Karena seperti yang Anda ketahui, anggaran dana inilah yang membantu bisnis berjalan.
Ada sejumlah manfaat perencanaan anggaran, terutama sistem corporate budgeting during the pandemic yang seperti kita ketahui berdampak pada pendapatan. Berikut apa saja manfaat-manfaatnya.
1. Informasi Sebagai Bahan untuk Mengambil Keputusan
Perencanaan anggaran biasanya meliputi rangkuman informasi tentang berbagai hal terkait keuangan dan pengeluaran.
Semua informasi yang didapatkan bisa Anda jadikan sebagai data untuk mengambil keputusan budget allocation perusahaan.
2. Aktivitas Perusahaan Menjadi Lebih Terarah
Pengalokasian anggaran bersifat pendanaan untuk hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Dengan begitu, semua kegiatan perusahaan menjadi lebih terarah dan sesuai dengan tujuan yang Anda inginkan.
3. Sebagai Bahan Evaluasi
Anggaran dapat berdampak pada laju bisnis. Semua informasi dalam mengambil keputusan pengalokasian anggaran juga bisa Anda manfaatkan sebagai bahan evaluasi performa sebuah corporate.
4. Menghemat Pengeluaran
Salah satu fungsi besar dari budget allocation planning yaitu untuk menghemat pengeluaran. Anda bisa mengetahui hal-hal yang tidak diperlukan sehingga memangkas biaya untuk hal tersebut. Kemudian dana yang Anda pangkas bisa Anda alokasikan ke hal lain.
Cara Membuat Budget Allocation (Developing Budget)
Proses pembuatan budget allocation tergolong mudah. Contoh sederhananya, perusahaan Anda membutuhkan pengadaan CPU sebanyak 100 unit.
Kemudian dibuatkan anggaran untuk pengalokasian CPU tersebut oleh departemen. Setelah itu departemen akan mengurus anggaran CPU tersebut. Lalu proses pencairan dana dilakukan untuk dibelanjakan.
Langkah-Langkah Membuat Budget Allocation
Untuk membuat budget allocation, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Berikut langkah-langkahnya.
- Menganalisa biaya.
- Melakukan negosiasi biaya dengan pemasok.
- Memperkirakan pendapatan perusahaan.
- Mengetahui margin laba kotor.
- Menetapkan tujuan pengeluaran anggaran.
Cara Menyesuaikan Budget Allocation (Adjusting Budget)
Anggaran untuk kebutuhan perusahaan alangkah baiknya disusun terlebih dahulu. Tujuannya agar bisa disesuaikan. Berikut cara penyesuaiannya:
- Memeriksa pendapatan perusahaan.
- Mengurangi biaya tetap.
- Menentukan biaya variabel.
- Sisihkan dana darurat untuk biaya yang tidak terduga.
- Membuat laporan laba rugi.
- Menyusun laporan anggaran secara garis besar untuk kebutuhan di masa mendatang.
Proses Budget Movement dalam Budgeting
Ketika budget dalam proses alokasi ataupun ketika sudah dialokasi, kadang kala tim atau perusahaan dihadapkan pada kondisi yang menyebabkan perlunya adjusting. Misalnya, tim A tidak lagi memerlukan budget besar karena akan menunda beberapa aktivitas marketing dari timnya. Karenanya, budget yang sebelumnya dipegang tim A, bisa dipindahkan untuk menambah budget tim lain. Dengan ini, budget movement pun bisa terjadi.
Selain proses adjusting, budget movement juga dapat menggambarkan perpindahan budget dari tim Finance atau Finance Controller ke tim yang akan menggunakan budget tersebut, misalnya tim Marketing. Budget movement di sini menunjukkan budget dari sumber, kemudian melewati approval flow dahulu (misalnya CFO), baru sampai ke tim user (misal Marketing).
Pentingnya Proses Monitoring Budget
Semua departemen memiliki kewajiban untuk mengatur, mengontrol dan memonitor pengeluaran mereka. Masing-masing departemen juga harus memastikan bahwa anggaran sesuai dengan dana yang tersedia.
Dengan pemantauan atau monitoring, maka perusahaan bisa mengambil tindakan korektif untuk mengendalikan anggaran.
Apa Itu Agile Process dan Kenapa Harus Menggunakannya?
Dulu istilah agile hanya dikenal di kalangan-kalangan tim IT (Information Technology). Namun seiring dengan berkembangnya era digital, istilah tersebut saat ini menjadi sangat populer terutama di kalangan para perintis perusahaan.
Agile merupakan serangkaian proses kerja dalam pengembangan perangkat lunak. Tujuannya yaitu untuk menghasilkan sebuah produk maupun layanan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan konsumen maupun user.
Ada beberapa alasan kenapa setiap perusahaan saat ini harus mulai mengaplikasikan sistem agile pada perusahaannya. Adapun alasan-alasannya yaitu seperti:
1. Mempercepat Proses Pemasaran
Agile process akan membantu produk maupun layanan Anda agar cepat masuk ke pasar. Menurut data dari Startup Ranking, pada tahun 2021 jumlah perusahaan rintisan di Indonesia mencapai 2.000 lebih.
2. Sebagai Bentuk Respon Perubahan
Perkembangan di dunia bisnis saat ini terjadi begitu pesat. Perkembangan tersebut mengharuskan setiap perusahaan untuk bisa secepatnya beradaptasi agar tidak tertinggal dari kompetitor.
3. Membantu Meningkatkan Kreativitas dan Produktivitas
Sebuah tim agile biasanya terdiri dari 6 hingga 9 orang di dalamnya. Masing-masing orang di dalam tim memiliki peran yang spesifik.
Dua peran penting yang biasanya ada dalam tim tersebut yaitu seorang scrum master dan product owner.
4. Mengarahkan Pekerjaan Menjadi Lebih Optimal
Agile process juga bisa membantu membuang waktu untuk pekerjaan yang tidak memberikan nilai bagi bisnis maupun perusahaan.
Perencanaan budgeting maupun agile bertujuan untuk mewujudkan tujuan dan juga sprint yang sudah ditetapkan.
5. Mengoptimalkan Kualitas Produk dan Kepuasan Customer
Strategi bisnis pada suatu perusahaan berdampak pada kualitas produk atau layanan dan juga kepuasan customer. Contohnya seperti budgeting yang membantu mengoptimalkan aktivitas dan produksi perusahaan dan agile process membantu memudahkan prosesnya.
Perencanaan Budgeting dengan Agile di dalam Perusahaan
Setelah kita membahas tentang agile process dan pentingnya budgeting, mari kita bahas proses alokasi dan adjusting budget yang agile. Anggaran dana dan pengalokasiannya akan membantu perusahaan untuk tetap berjalan sesuai rencana dan harapan.
Agile budgeting atau penganggaran yang tangkas merupakan hal yang perlu diterapkan perusahaan. Pasalnya, semakin cepat budgeting ini diproses, maka semakin cepat bisnis akan berjalan. Dengan metode yang agile, ketika ada suatu kondisi yang mengharuskan budget plan di-adjust, proses ini bisa berjalan lancar dan akan lebih mengarahkan pada hasil yang baik.
Perencanaan keuangan Anda perlu disusun secara sistematis. Penyusunan anggaran dalam perusahaan biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu. Di sisi lain, anggaran juga harus Anda sesuaikan dengan kebutuhan kegiatan bisnis.
Selain itu, Anda juga perlu paham bagaimana sistem lean budgeting atau penganggaran yang ramping bekerja. Tujuannya yaitu untuk menghemat biaya anggaran perusahaan.
Melalui software Mofin yang dapat diintegrasikan dengan ERP perusahaan Anda, kami menawarkan sebuah software yang bisa dengan mudah membantu perusahaan Anda mengatur budget. Mofin siap membantu budget allocation dan budget movement agar juga dapat sesuai dengan agile process untuk setiap perusahaan. Nikmati ragam kemudahan pengalokasian dana secara digital untuk membantu pertumbuhan bisnis.
Jika Anda tertarik menggunakan Mofin, Anda dapat melakukan free demo terlebih dahulu. Jadi, tunggu apalagi? Gunakan Mofin sekarang juga dan rasakan manfaatnya!